Wenn man im Rahmen einer cloudbasierten Software-Lösung für die HR-Verwaltung über digitale Workflows spricht, denken die meisten Anwender zunächst nur an digitale Personalakten. Digitale Workflows bieten aber viel mehr. Hierüber lassen sich alle Sachbearbeitungsvorgänge standardisieren. Die Workflows gehen immer von einem Auslöser aus, z. B. ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag. Für diesen Auslöser werden die weiteren Schritte definiert und digital abgearbeitet. Im Fall des Urlaubsantrags erhält der Vertreter eine E-Mail, klickt auf einen Link und stimmt dem Antrag zu. Der Vorgesetzte erhält daraufhin ebenfalls eine E-Mail, um den Antrag zu genehmigen. Nach der Genehmigung erhält der Antragsteller eine Nachricht. Er kann sich über sein Urlaubskonto während der Abarbeitung auch jederzeit den Status seines Antrags ansehen.
Alle Beteiligten erhalten dabei einen Überblick über die für den Antrag maßgeblichen Informationen. Ist der Vertreter an dem Tag überhaupt im Haus und hat der Mitarbeiter noch genügend Resturlaubstage?
Dieses einfache Workflowkonzept lässt sich auf alle Vorgänge der HR-Verwaltung übertragen. Hierbei kann die Erstellung von Schriftverkehr genau so eingebunden werden wie die spätere Archivierung der Vorgänge. Manuelle Eingriffe und Prüfungen durch den Sachbearbeiter sind vorgesehen, wenn sie unbedingt notwendig sind.